会議での決定事項、上司からの指示、顧客からの要望…ビジネスシーンでは、日々多くの情報が行き交います。しかし、その情報が正確に伝わらず、各自の解釈に任せた結果、「言った」「言わない」の水掛け論や、大きな手戻りが発生してしまうことは珍しくありません。
そんな中で、「仕事ができる人」と呼ばれる真のプロフェッショナルたちは、常に「私の認識では〇〇ですが、合っていますか？」と、自身の理解が正しいか、相手と共通の認識を持っているかを、丁寧に確認する習慣を持っています。
この一見、当たり前のように思える問いかけは、単なる確認作業ではありません。そこには、コミュニケーションの質を最大化し、ミスの発生を未然に防ぎ、プロジェクトを確実に成功へと導く、彼らの徹底したプロ意識と先見性が込められています。なぜ、彼らはこのような言葉を使い、認識のズレをなくすことで、仕事のパフォーマンスを飛躍的に向上させ、周囲からの絶大な信頼を勝ち取ることができるのでしょうか？
この記事では、「私の認識では〇〇ですが、合っていますか？」と齟齬を防ぎ、共通認識を確認する習慣がある人の特徴を深く掘り下げ、その言葉がどのように仕事の質を高め、個人の成長と組織全体の発展に貢献するのかを詳しく解説していきます。
なぜ「共通認識の確認」が仕事の成果に直結するのか？
コミュニケーションにおける「認識のズレ」は、業務の非効率性、ミスの発生、手戻り、そして人間関係の悪化に直結します。この目に見えない「ズレ」を最小限に抑えることが、仕事の質を格段に向上させる鍵となります。
この発言が仕事で不可欠である理由は以下の通りです。
- ミスの大幅削減と手戻りの防止: 指示や情報に対する認識のズレは、そのまま作業のミスや、完成後の大きな手戻りへと繋がります。事前に認識をすり合わせることで、これらのリスクを未然に防ぎ、時間やコストの無駄をなくし、業務の効率性と品質を劇的に向上させます。
- 生産性の向上とデッドラインの厳守: 関係者全員が同じ認識のもとで業務を進めることで、無駄なコミュニケーションや再調整の時間が減り、生産性が向上します。これにより、プロジェクトの遅延を防ぎ、設定されたデッドラインを確実に守ることができます。
- 信頼関係の強化と心理的安全性の確保: 認識のズレを丁寧に確認する姿勢は、「相手の意図を正確に理解しようとしている」という誠実さを伝えます。これにより、相手は「この人はきちんと聞いてくれる」と安心し、深い信頼関係が築かれます。また、疑問をオープンに確認できる環境は、チーム内の心理的安全性を高めます。
- コミュニケーションの質の向上と効率化: 質問や確認を通じて、あいまいな表現や不明瞭な点が明確になります。これは、その後のコミュニケーションをより正確かつ効率的にし、誤解に基づく無用な摩擦を減少させます。
- 当事者意識と責任感の醸成: 自分の理解度を積極的に確認することで、その業務に対する当事者意識が高まります。「言われたからやる」だけでなく、「自分が正確に理解して進める」というプロ意識が育まれます。
- 意思決定の精度向上: 議論の前提となる情報や各メンバーの認識が共有されていることで、より正確な情報を基にした質の高い意思決定が可能になります。感情や誤解に基づく判断ではなく、事実に基づいた合理的な選択ができるようになります。
- 自己成長の加速と問題解決能力の向上: 認識を確認する過程で、自分の理解不足や、相手の意図の深さに気づくことがあります。これは、自身の思考の盲点を発見し、知識や問題解決能力を向上させる貴重な機会となります。
「私の認識では〇〇ですが、合っていますか？」と発言する人の7つの思考と行動
では、具体的にどのような特徴を持つ人が、この「共通認識形成」の習慣を実践し、仕事で成果を出しているのでしょうか？
1. 「伝え方の難しさ」を理解している配慮
彼らは、情報発信側がどれだけ丁寧に伝えても、受け手側がそれを完全に同じように理解することは難しい、というコミュニケーションの複雑性を理解しています。そのため、相手の伝え方や自分の理解力だけに頼らず、必ず確認を挟むという配慮が根底にあります。
2. 「早めに確認する」ことの重要性を知っている先見性
問題が大きくなる前に、初期の段階で認識のズレを解消することの重要性を理解しています。タスクの初期段階や、重要な意思決定前など、早い段階での確認が、後の手戻りの大きさを左右することを知っているのです。
3. 「曖昧な状態」を許容しないプロ意識
「たぶんこうだろう」「なんとなく理解できた」といった曖昧な状態のまま業務を進めることを良しとしません。自身の仕事に対する責任感が非常に高く、不確実性を排除しようとする強いプロ意識を持っています。
4. 相手の言葉を「自分なりに整理し、要約する」思考力
相手から聞いた情報を、ただ聞き流すだけでなく、自分自身の言葉で「〇〇ということですね」と要約し、それを相手に投げ返すことができます。この要約のプロセスで、自身の理解度を深めるとともに、相手も自分の意図が正確に伝わっているかを確認できます。
5. 質問する際の「相手への敬意」を忘れない
確認の質問をする際も、相手を「理解していない」と責めるような態度ではなく、「私の理解が不足しているかもしれないので、確認させてください」という謙虚な姿勢で臨みます。これにより、相手も気持ちよく回答してくれます。
6. 異なる意見や解釈を「建設的な議論」の材料と捉える
もし自分の認識と相手の意図が異なっていた場合でも、それを「間違い」として捉えるのではなく、「新たな視点」「別の解釈の可能性」として受け止め、より良い結論や解決策を見つけるための建設的な議論の材料とします。
7. 「確認の仕組み」を日々の業務に組み込んでいる
一度きりの確認で終わらせず、定期的な進捗報告の際に再確認する、議事録で認識合わせを行う、重要な指示はメールで確認するなど、自身の業務フローの中に「共通認識の確認」の仕組みを組み込んでいます。
「私の認識では〇〇ですが、合っていますか？」と発言するための具体的な実践ステップ
では、私たちもこの「共通認識形成」の習慣を身につけ、仕事の質を高めるためには、具体的に何をすれば良いのでしょうか？
Step 1: 重要な情報を受け取ったら「即座に要約」する
上司からの指示、顧客からの要望、会議での決定事項など、重要な情報を受け取ったら、まずその場で自分の言葉で簡潔に要約してみましょう。そして、「私の理解では、〇〇ということで合っていますでしょうか？」と、相手に投げかける習慣をつけましょう。
Step 2: 「5W1H」を意識して確認する
特に指示や依頼事項の場合、「誰が（Who）、何を（What）、いつまでに（When）、どこで（Where）、なぜ（Why）、どのように（How）」を明確に確認する意識を持ちましょう。
- 例：「私が△△の資料を、〇月〇日までに、□□の形式で作成する、という認識で合っていますか？」
Step 3: あいまいな言葉や専門用語は「具体的な意味」を確認する
相手が使ったあいまいな表現（例：「なるべく早く」「適宜」「うまく」）や、自分が完璧に理解していない専門用語が出てきたら、遠慮なく具体的な意味を確認しましょう。
- 例：「『なるべく早く』とのことですが、具体的には今日の営業時間中、ということでしょうか？」
Step 4: 会議後や指示後には「議事録や確認メール」を送る
口頭での決定事項や指示は、後から認識のズレが生じやすいものです。会議後には議事録を作成し、重要な指示には確認メールを送る習慣をつけ、関係者全員に共有することで、書面での共通認識を形成しましょう。
Step 5: 「絵や図」を使って視覚的に確認する
複雑な概念や、具体的な作業フローの場合、言葉だけでなく、簡単な図や絵、フローチャートを作成し、「このようなイメージで合っていますか？」と視覚的に確認する方法も非常に有効です。
Step 6: 「疑問に思った瞬間」に確認する
「後で確認しよう」と先延ばしにすると、疑問が積み重なり、混乱が大きくなる可能性があります。少しでも疑問に思った瞬間、迷わずその場で確認する勇気を持ちましょう。
Step 7: 「相手の視点」を想像しながら確認する
確認する際、相手がどのような背景や意図でその発言をしたのか、相手の立場や視点を想像しながら問いかけることで、より建設的な対話が生まれます。
- 例：「〇〇様は、この機能によって△△を実現したい、というご意図でいらっしゃいますでしょうか？」
まとめ：「確認」は、成果への最も確実な近道
「私の認識では〇〇ですが、合っていますか？」という発言は、単なる確認作業ではありません。それは、ミスの発生を未然に防ぎ、業務効率を最大化し、そして何よりも周囲との信頼関係を深めるための、極めて戦略的な「コミュニケーションの要諦」です。
あいまいさを排除し、常に共通認識を形成しようとするこの姿勢は、あなたの仕事の質を飛躍的に向上させ、チームの生産性を高め、結果としてあなたのキャリアを豊かなものにするでしょう。
今日からあなたも、重要な情報に触れるたび、少しだけ立ち止まって「私の認識、合っていますか？」と問いかけてみませんか？その小さな確認が、きっとあなたの仕事、そして人との繋がりを劇的に変えるはずです。
